ऑफिस ऑटोमेशन OA से आप क्या समझते हैं?

Office automation के ऐसी प्रक्रिया है जो मानव हस्तक्षेप के बिना data transfer करती है| यह दिन प्रतिदिन के कार्य और process को करने के लिए automation tools का use करता है| Office automation का उपयोग financial team से लेकर marketing तक किया जाता है .

Office Automation Software क्या है?

दूसरे शब्दों में कहे तो Office automation software एक ऐसा technological tool है जिसका उपयोग करके एक कप्म्यूटर system से दूसरे कंप्यूटर system में data flow किया जाता है| ये tools आपको कई process को automate और optimize करने में हेल्प करते है

जैसे revenue management, rebate management, expense analytics, regulatory reporting आदि|

Office Automation Software के प्रकार –

• Office management : इसके अंतर्गत scheduling और task management solution आता है जिसके साथ हम कार्य को आसानी से assign और monitor कर सकते है

• Electronic publishing : इसके अंतर्गत word processing और desktop publishing software आते है जो employee को schedule, edit digital content और contribute करने की अनुमति देते है|

• Image processing and document storage: इसके अंतर्गत workflow management system और imaging tool जैसे scanner व video capture cards आते है जो document workflow management system को store करना, search करना और retrieve करना आसान बनाता है|

• Electronic communication and collaboration tool: यह front office and back office की productivity में सुधार करता है|
Office Automation tools को कैसे choose करे?

• जब हम office automation tools को choose करते है तो हमें निम्न बातों का ध्यान रखना चाहिए जैसे – मोबाइल compatibility की विशेषता होना चाहिए ताकि आपकी process कभी भी न रुके|

• अन्य tools के साथ एकीकरण की विशेषता ताकि नए और पुराने सिस्टम को एकीकृत किया जा सके|

• उसके अंदर workflow designer की प्राथमिकता होना चाहिए|

• टूल्स में access controls की विशेषता होना चाहिए ताकि आप आसानी से सेट कर सके कि प्रत्येक व्यक्ति टीम सिस्टम के अंदर क्या कर सकता है|

• यह जानने के लिए कि office automation सही तरह से काम कर रहा है की नहीं reports and analytics की विशेषता होना जरुरी है|

Office Automation Software अभी के लिए क्यों जरुरी होता है?

यह software business की आवश्यकताओं के लिए बहुत जरुरी है ताकि manual और repetitive कार्यों को काम किया जा सके| इसके अलावा time management, errors reduction, cost saving आदि में भी help मिल सके|

Office Automation Software का use क्यों करते है?

इस software का use इसलिए करते है क्योंकि यह बहुत सारे कामो में help करता है जैसे – बाधाओं को पहचानने में, employee की सुरक्षा में, manual error को कम करने में, process को जल्दी पूरा करने में, data storage सुधारने में, visibility प्रदान करने में आदि|

Office Automation Software के features क्या है?

• यह paper trails की आवश्यकता को remove कर देता है|

• data storage और retrieval को सुव्यवस्थित कर सकते है|

• किसी भी प्रकार की errors को हटा सकते है|

• एक से अधिक लोगों तक data पहुंचा सकते है|

• Data को store करने के लिए बहुत कम जगह की जरूर होती है|

• इसकी help से तुरंत information प्राप्त कर सकते है|

• data redundancies को दूर करता है|

• समय सीमा को control करके और अलर्ट भेजकर प्राथमिकताएं स्थापित करता है|

• सभी employee को task देता है और उसको पूरा कराता है|

• data आधारित निर्णय लेने में अधिक सक्षम है|

• बेहतर सुरक्षा प्रदान करता है|

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FAQs –

ऑफिस ऑटोमेशन से आप क्या समझते हैं?

ऑफिस ऑटोमेशन का उपयोग बुनियादी कार्यों को करने के लिए आवश्यक डेटा को डिजिटल रूप से बनाने, स्टोर करने, स्टोर करने और रिले करने के लिए किया जाता है।

ऑफिस ऑटोमेशन सिस्टम कैसे काम करता है?

ऑफिस ऑटोमेशन में सॉफ्टवेयर और नेटवर्किंग शामिल हैं, सभी एक साथ विभिन्न कार्यालय कार्यों को पूरा करने के लिए काम करते हैं, जैसे इन्वेंट्री प्रबंधन, सुविधा प्रबंधन, लेखा, ईमेल, एसएमएस और वर्ड प्रोसेसिंग।

कार्यालय स्वचालन के क्या लाभ हैं?

ऑफिस ऑटोमेशन से कई काम तेजी से पूरे किए जा सकते हैं। यह एक बड़े कार्यबल की आवश्यकता को समाप्त करता है। डेटा को स्टोर करने के लिए कम स्टोरेज की आवश्यकता होती है। शेड्यूल में बदलाव की स्थिति में कई लोग एक साथ डेटा अपडेट कर सकते हैं।

ऑफिस ऑटोमेशन सिस्टम उदाहरण क्या है?

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सूट ऑफिस ऑटोमेशन का एक उदाहरण है।

ऑफिस ऑटोमेशन की सबसे बड़ी चुनौती क्या है?

यदि सिस्टम डाउन हो जाता है या वायरस हो जाता है, या बिजली चली जाती है। तब आप डेटा भी खो सकते हैं, और हार्ड कॉपी के बिना, आप स्थायी रूप से जानकारी खो सकते हैं।

What is an Office Automation Example?

The Microsoft Office suite is an example of Office Automation.

What is Microsoft Office Automation?

Automation is the art of creating software packages that work without you having to do anything yourself other than pressing a button or doing anything to start it.

Is Excel an Office Automation System?

Microsoft Excel is a Versatile Tool for Office Automation